MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI SAN. YEDEK PARÇA VE SERVİSİ TİC. A.Ş 

KİŞİSEL VERİ İŞLEME ENVANTERİ VE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

Şirketimiz  MAKLİFTSAN  İŞ  MAKİNALARI  SAN. PARÇA  VE  SERVİSİ  TİC.A.Ş.  (bundan  böyle “MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI” olarak ifade edilecektir) Cumhuriyet Mah. Yakacık D-100 Kuzey Yanyol Cad.No:9 Kartal İstanbul adresinde bulunan tüzel kişiliktir.

MAKLİFTSAN  İŞ  MAKİNALARI aynı zamanda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun (bundan böyle ‘’KVK  Kanunu’’ olarak ifade edilecektir) kapsamında veri sorumlusudur.  Kişisel veri sahipleri ise, kişisel verileri aşağıda belirtilen amaçlar dâhilinde 6698 sayılı KVK Kanunu ve MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI’nin tabi olduğu sair mevzuat hükümleri gereğince kişisel verileri toplanan, işlenen ve aktarılan gerçek kişilerdir.

MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI, kişisel verilerin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermektedir. Bu bilinçle kişisel veri sahiplerinin kişisel verileri, 6698 sayılı KVK Kanunu, Kanun’un ikincil düzenlemelerini teşkil eden 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve 1 Ocak 2018 tarihinde yürürlüğe giren Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik ve diğer ilgili yönetmeliklere uygun olmak suretiyle işlenmekte ve muhafaza edilmektedir.

1. POLİTİKANIN HAZIRLANMA AMACI VE KAPSAMI

• Politika ile  MAKLİFTSAN  İŞ  MAKİNALARI  tarafından  KVK  Kanunu’na  uyum  için  aşağıda açıklanacak  olan  temel  ilkeler  çerçevesinde  getirilecek  düzenlemelerin  MAKLİFTSAN  İŞ MAKİNALARI bünyesinde, MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI hissedarları, yetkilileri, çalışanları ve iş ortakları tarafından etkin bir şekilde uygulanması amaçlanmaktadır.
• Politika ile  öngörülen  temel  düzenlemeler  doğrultusunda  MAKLİFTSAN  İŞ  MAKİNALARI işleyişi içerisinde kişisel verilerin işlenmesi ve korunması bakımından her türlü idari ve teknik tedbir alınacak,  gerekli  iç  prosedürler  oluşturulacak,  farkındalığın  yükseltilmesi  için  gerekli  tüm eğitimler  yapılacak,  MAKLİFTSAN  İŞ  MAKİNALARI  hissedarları,  yetkilileri,  çalışanları  ve  iş ortaklarının KVKK süreçlerine uyumları için gerekli tüm tedbirler alınarak uygun ve etkin denetim mekanizmaları kurulacaktır.
• Politika, tüm bu süreçlerde gözetilecek temel ilkeleri ve KVK Kanunu ile getirilen düzenlemeler uyarınca iç  işleyişin  yönlendirilmesi  için  MAKLİFTSAN  İŞ  MAKİNALARI’nın  yükümlü olduğu hususları düzenlenmektedir. KVK Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde oluşturulacak iç prosedürler ile MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI’nın kişisel verilerin korunması hususunda    gerçekleştireceği    uyum    faaliyetleri    düzenlenecektir.    MAKLİFTSAN    İŞ MAKİNALARI’nin   tüm   çalışanları   görevlerini   yerine   getirirken   işbu   Politika   ile   getirilen düzenlemeler ile KVK Kanunu ve ilgili tüm diğer mevzuat hükümlerine uygun hareket etmekte yükümlüdür.
• Politika’ya ve ilgili mevzuat hükümlerine uyulmaması halinde, mevzuat hükümleri ile öngörülen cezai ve hukuki sorumluluğun yanında, MAKLİFTSAN İŞ  MAKİNALARI içerisinde, olayın mahiyetine göre, iş hayatını düzenleyen mevzuat çerçevesinde akdin haklı nedenle feshine kadar gidebilecek olan yaptırımlar uygulanacaktır.

2. TANIMLAR VE KISALTMALAR

KVK Kanunu kapsamında MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI veri sorumlusu sıfatına haiz olacak olup VERBİS sistemine kayıt olacaktır. Yönetmelik’in 11inci maddesinin 1inci fıkrasında “Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişilerin Kanun kapsamındaki veri sorumlusu yükümlülükleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili yetkili organ veya ilgili mevzuatta belirtilen kişi veya kişiler marifetiyle yerine getirilir. Tüzel kişiliği temsile yetkili organ Kanunun uygulanması bakımından yerine getirilecek yükümlülükler ile ilgili olarak bir veya birden fazla kişiye görevlendirebilir” şeklinde düzenleme yapılmıştır.

3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE GENEL İLKELER

MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI, KVK Kanunu’nun 4. maddesi doğrultusunda işbu Politika kapsamında kalan kişisel verileri aşağıdaki ilkelere uygun işleyeceğini kabul etmektedir:

• Hukuka ve dürüstlük kuralına uygunluk

MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI, veri sorumlusu sıfatı ile ve basiretli bir tacir olarak Anayasa ve KVK Kanunu başta olmak üzere yürürlükte olan ve yürürlüğe girecek olan tüm mevzuat hükümlerine uygun olarak ve Medeni Kanun’un 2. maddesi ile öngörülen dürüstlük kuralına uygun bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetlerini yürüteceğini kabul etmektedir.

• Doğruluk ve güncellik

MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI, kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerinde, tekniğin elverdiği ölçüde kişisel verilerin doğruluk ve güncelliğinin sağlanması için gerekli tüm tedbirleri almaktadır. İlgili kişinin veri sorumlusu  sıfatı  ile  MAKLİFTSAN  İŞ  MAKİNALARI’na  bildireceği  talepler  ve  MAKLİFTSAN  İŞ MAKİNALARI’nın bizzat gerekli göreceği durumlar doğrultusunda, hatalı veya güncel olmayan kişisel verilerin düzeltilmesi ve doğruluğunun denetlenmesi için MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI tarafından kurulan idari ve teknik mekanizmalar işletilecektir

• Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme

MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI tarafından kişisel veriler, ilgili mevzuat hükümlerinin gereklilikleri ile sunulan veya sunulacak olan hizmetlerle sınırlı olarak hukuka uygun biçimde işlenmekte olup kişisel verilerin işlenme amacı verilerin işlenmeye başlanmasından önce açık ve kesin olarak belirlenmektedir.

• Verileri işlendikleri amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işleme

MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI tarafından kişisel veriler işlenme amaçları ile bağlantılı ve sınırlı olarak ve bu amacın gerçekleşmesi için gerektiği ölçüde işlenmektedir. Bu kapsamda verilerin işlenme amacı ile ilgili olmayan ve ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılması temel esastır.

• Mevzuat hükümleri ile öngörülen veya işlenme amacının gerektirdiği süre ile sınırlı olarak işleme Kişisel veriler, ilgili mevzuat hükümleri ile öngörülen süreler doğrultusunda veya verilerin işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca muhafaza Mevzuat hükümleri ile öngörülen sürenin sonunda veya verilerin işlenme amacının gerektirdiği sürenin sonunda kişisel veriler MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Verilerin gerekli sürenin sonunda muhafaza edilmesinin önlenmesi için gerekli idari ve teknik tedbirler alınacaktır.

4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

KVK Kanunu ile kişisel verilerin işlenme koşulları düzenlenmiş olup, MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI tarafından kişisel veriler aşağıda belirtilen söz konusu koşullara uygun olarak işlenmektedir.

• Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları

Kanun’da sayılan istisnalar dışında, MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI ancak veri sahiplerinin açık rızasını temin etmek suretiyle kişisel veri işlemektedir. Kanun’da sayılan aşağıdaki hallerin varlığı durumunda ise, veri sahibinin açık rızası olmasa dahi kişisel veriler işlenebilmektedir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin

taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.

• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
• Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları

Veri sahipleri açısından korunmasının çeşitli açılardan daha kritik önem teşkil ettiğine inanılan özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde ise MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI tarafından özel hassasiyet gösterilmektedir. Bu kapsamda, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şartıyla bu tür veriler, veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın işlenmemektedir. Ancak, sağlık ve cinsel hayat ile ilgili veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde veri sahibinin açık rızası olmaksızın da işlenebilmektedir. Bununla beraber, sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler ise yeterli önlemlerin alınması şartıyla ve aşağıda sayılan sebeplerin varlığı halinde açık rızası alınmaksızın işlenebilmektedir:

• Kamu sağlığının korunması,
• Koruyucu hekimlik,
• Tıbbî teşhis,
• Tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,
• Sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi.

5. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI VE İŞLENMESİ YÖNTEMLERİ

MAKLİFTSAN  İŞ  MAKİNALARI, KVK Kanunu 4, 5 ve 6. maddeye uygun olarak ve Yönetmelik’in 5inci,7inci,9uncu ve 10uncu maddesi kapsamında düzenlenmesi ve aşağıda yer alan bilgileri içermesi zorunlu  olan  Kişisel  Veri  İşleme  Envanteri’ne  dayalı  olarak  gerçek  kişilere  ait  kişisel  verileri işlemektedir.

İş bu Politika ve İmha Politikası’nda ayrıca kişisel veri işleme envanteri başlığına yer verilmemiş olsa da işbu başlık ve takip eden başlıklarda aşağıdaki bilgilerin yer alması halinde ilgili maddeler “Kişisel Veri İşleme Envanteri” hükmünde sayılacaktır.

1. Kişisel veri işleme amaçları,
2. Veri kategorisi
3. Verilerin aktarıldığı alıcı grubu veya alıcıgrupları
4. Veri konusu kişi grupları
5. Veri kategorisi ile veri konusu kişi gruplarının ilişkilendirilmesi
6. Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler
7. Veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler
8. Kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süre

• Kişisel Veri Konusu Kişi Grupları

• Veri Kategorizasyonu

• Kişisel Veri Konusu Kişi Gruplarında Yer Alan Kişisel Veri Sahiplerinin Kişisel Verilerinin Toplanması Ve İşlenmesinin Amaçları

5.3.1.MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI, bünyesinde çalışan personellerin ve stajyerlerin kişisel verilerini, SGK kaydının yapılabilmesi için, yürürlükteki İş Kanunu ve İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun uygulamaları kapsamında kişilerin personel özlük dosyasında bulunması zorunlu evrakların tamamlanması amacıyla talep etmekte ve işlemektedir. İşbu kişisel veriler, işe giriş ve iş başvurusu aşamasında açık rızaları ile ilettikleri öz geçmiş, iş başvuru formları, aday havuzu hizmetleri veren insan  kaynakları  yazılım  programlarının  (Kariyer.net,Yenibir  İş.com,Linkedin  gibi)  sunduğu özgeçmiş görüntüleme yöntemleri, mülakat esnasında kendilerine sorulan ve rızaları ile yanıtladıkları sorulara verdikleri cevaplar aracılığıyla elde edilmektedir.

• MAKLİFTSAN İŞ  MAKİNALARI, kendisine iş başvurusu yapan gerçek kişilerden kişisel verilerini, kişiyle işe  alım  sürecinde  mülakat  amaçlı  iletişim  kurmak  ve  mülakat  sırasında  kişinin nitelikleri ve deneyimleri ile işe alım yapılacak açık pozisyonun uyumlu olup olmadığını tespit etmek amacıyla talep etmekte ve  işlemektedir.  İşbu kişisel veriler,  başvuru yapan kişilerin kendi açık rızaları ile öz geçmişlerini insan kaynakları departmanına yollamaları, mülakat esnasında kendi rızaları ile sorulan soruları yanıtlamaları ya da ilan yayınlama ve aday havuzu hizmetleri veren insan kaynakları yazılım programlarının (Kariyenet, Yenibir İş.comLinkedin gibi) sunduğu özgeçmiş görüntüleme yöntemleri ile elde edilmektedir

• MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI, işbirliği içerisinde olduğu iş ortaklarının çalışanları ve yetkili gerçek kişilerinin verilerini iş ortaklığının kurulma amaçları çerçevesinde kaydetmektedir. Mal ve hizmet tedarikçilerinden temin edilen ve ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI’na sunulmasının sağlanması ve bunun denetlenmesi amacıyla bu kişilerin kişisel verilerini kaydeder. İşbu kişisel veriler imzalanan sözleşmeler, gönderilen faturalar, mal/hizmet teslim tutanakları, mail yazışmaları, telefon ve sair yollarla kurulan iletişimlerden elde

• MAKLİFTSAN İŞ  MAKİNALARI’nin faaliyet göstermiş olduğu yerleşkesine her ne sebeple olursa  olsun  gelen  tüm  ziyaretçilerin  kişisel  verileri  MAKLİFTSAN  İŞ  MAKİNALARI’nın  faaliyet göstermiş  olduğu  yerleşkenin  güvenliğinin  sağlanması  ve  ziyaretçilerin  talep  ve  şikâyetlerinin iletilmesi için 0216 444 6 553 telefonun aranması sonucu güvenlik nedeniyle ses kayıtları ilgili mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacı ile talep edilmekte ve işlenmektedir. Söz konusu kişisel veriler; plaka bilgisi, şikâyet ve talep formlarının iletilmesi, ilgili kimlik bilgilerinin etkinlik kayıt   masalarında,   danışmada   veya   Wİ-Fİ   giriş   ekranında   verilmesi,   MAKLİFTSAN   İŞ MAKİNALARI’nın telefon ile aranmasında arayan kişilerin ses kayıtlarının tutulması ve güvenlik kamera görüntüsü yöntemleri ile elde
• Veri Konusu Kişi Grupları İle Bu Kişilere Ait Veri Kategorilerinin İlişkilendirilmesi

6. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI İLKELERİ:

MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI veri sahiplerinin kişisel verilerini, 6698 sayılı KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında ve işbu Politika’da belirtilmiş amaçlarla sınırlı olarak, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olmak suretiyle 3. kişi ve kurumlara aktarabilecektir.

Aktarımda bulunulan yukarıda belirtilen kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir. Bu kişi ve Kurumlar;

• MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI iş ortakları,
• MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI tedarikçileri,
• MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI yetkilileri,
• Hukuken bilgi almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları,
• Hukuken bilgi almaya yetkili özel hukuk / kamu hukuku tüzel kişileridir.

7. KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI

MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI tarafından; KVK Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun  Bulunduğu  Yabancı  Ülke”)  kişisel  veriler  aktarılabilmektedir.  MAKLİFTSAN  İŞ MAKİNALARI  bu  doğrultuda  KVK  Kanunu’nun 9. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

• Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

MAKLİFTSAN  İŞ  MAKİNALARI meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise aşağıdaki hallerden birinin varlığı durumunda  kişisel  verileri  Yeterli  Korumaya  Sahip  veya  Yeterli  Korumayı  Taahhüt  Eden  Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülkelere aktarabilmektedir:

• Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
• Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
• MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI’nın hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
• Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,
• Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
• Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI’nın meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.
• Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından  öngörülen  yeterli  önlemleri  alarak;  meşru  ve  hukuka  uygun  kişisel  veri  işleme amaçları  doğrultusunda  kişisel  veri  sahibinin  özel  nitelikli  verilerini  aşağıdaki  durumlarda  Yeterli Korumaya Sahip veya Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülkelere aktarabilmektedir.

• Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
• Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;
• Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,
• Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi kapsamında.

MAKLİFTSAN   İŞ   MAKİNALARI’nin   elde   etmiş   olduğu   kişisel   veriler   kural   olarak   yurtdışı   ile paylaşılmamaktadır. Bunun tek istisnasını, yapılan alışverişler sonrası vergi iadelerinin sağlanması için TAX FREE  sistemine  müşteriler  tarafından  başvuru  yapılması  hali  oluşturmaktadır.  TAX  FREE  sisteminde vergileri iade edilecek kişilerin pasaportlarından edinilen bilgiler Global Blue ile paylaşılarak vergi iadeleri gerçekleştirilmektedir.   MAKLİFTSAN  İŞ MAKİNALARI bünyesinde saklanan, işlenen veya imha edilen kişisel verilerin yurtdışına aktarılması halinde(TAX FREE hariç) işbu Politika ve İmha Politikası güncellenecek ve bu bilgilere Revizyon başlığı altında yer verilecek, Veri Sorumluları Sicili’ne gerekli bildirimler yapılacak ve bu güncellemeler gerekli yerlerde yayınlanacaktır.

8. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI

Elde ettiğimiz kişisel veriler, MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI’nin ticari faaliyetlerinin yerine getirebilmesi amacıyla, uygun süre zarfında fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmaktadır. Söz konusu faaliyetler kapsamında, MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI tarafından kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak KVK Kanunu başta olmak üzere, ilgili tüm mevzuatta öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmektedir. İlgili mevzuatlar uyarınca, kişisel verilerin daha uzun süre saklanmasına cevaz verilen veya zorunlu tutulan haller müstesna olmak kaydıyla, kişisel verilerin işlenme amaçlarının sona ermesi durumunda, MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI tarafından re’sen yahut sahiplerinin talebi üzerine veriler silinecek,  yok  edilecek  yahut  anonim  hale  getirilecektir.  Kişisel  verilerin  söz  konusu  yöntemler vasıtasıyla silinmesi durumunda, bu veriler tekrar hiçbir şekilde kullanılamayacak ve geri getirilemeyecek şekilde imha edilecektir.

Ancak veri sorumlusunun meşru menfaatinin olduğu durumlarda, işlenme amacının ve ilgili kanunlarda belirtilen sürelerin de sona ermesine rağmen veri sahiplerinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla kişisel veriler, Borçlar Kanunu’nda düzenlenen genel zamanaşımı süresinin (on yıl) sona ermesine kadar saklanabilecektir. Bahsi geçen zamanaşımı süresinin sona ermesinin ardından kişisel veriler, İmha Politikası’ndaki prosedüre göre silinecek, yok edilecek yahut anonim hale getirilecektir. Kişisel verilerin yok edilmesi, silinmesi ve anonim hale getirilmesine ilişkin kurallar İmha Politikası’nda detaylı bir biçimde açıklanmaktadır.

9. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER

MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI, KVK Kanunu’nun 12inci maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel  verilerin  hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır. İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir.

• Teknik Tedbirler:
• Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve
• İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.
• Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.
• Alınan teknik önlemler periyodik olarak kontrol edilmekte, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
• Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
• Teknik konularda bilgili personel istihdam
• Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.
• İhtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.
• Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır.
• İdari Tedbirler:
• Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
• İş  birimi   bazında   kişisel   veri   işlenmesi   hukuksal   uyum   gerekliliklerine   uygun  olarak MKALİFTSAN  İŞ  MAKİNLARI  yerleşkesi içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır.
• MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için KVK Kanunu ile öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI ile olan iş akdinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklemiş olup personelin bu yükümlülüklere uymaması iş akdinin feshine varabilecek yaptırımların uygulanmasını
• Çalışanlar, öğrendikleri  kişisel  verileri  KVK  Kanunu  hükümlerine  aykırı  olarak  başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
• MAKLİFTSAN İŞ  MAKİNALARI tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler  ile  akdedilen  sözleşmelere;  kişisel  verilerin  aktarıldığı  kişilerin,  kişisel  verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler
• İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a
• Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gereklieğitimleri
• Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini
• MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI, kişisel verileri aktardığı üçüncü şahısların da, işbu Politika ve KVK Kanunu hükümleri doğrultusunda verileri hukuka uygun olarak işleme ve muhafaza etme ve verilere hukuka uygun olarak erişme yükümlülüklerini yerine getirmesinden KVK Kanunu’nun maddesi uyarınca sorumludur. Bu nedenle MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI, üçüncü kişilere veri aktarılırken yapılacak sözleşmeler ve her türlü düzenlemede bu şartların sağlanmasını ve kendisine denetim yapma yetkisi verilmesini içeren taahhütler almalıdır. Yine MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI tüm   personelini   kişisel   verilerin   üçüncü   şahıslara   aktarılması  süreçlerinden  doğan sorumluluklar yönünden özel olarak bilgilendirmelidir.
• Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi:

KVK Kanunu kapsamında MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI veri sorumlusu sıfatına haiz olacak olup VERBİS sistemine kayıt olacaktır. Yönetmelik’in 11inci maddesinin 1inci fıkrasında “Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişilerin Kanun kapsamındaki veri sorumlusu yükümlülükleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili yetkili organ veya ilgili mevzuatta belirtilen kişi veya kişiler marifetiyle yerine getirilir. Tüzel kişiliği temsile yetkili organ Kanunun uygulanması bakımından yerine getirilecek yükümlülükler ile ilgili olarak bir veya birden fazla kişiye görevlendirebilir” şeklinde düzenleme yapılmıştır.

MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI, Türk Ticaret Kanunu’nun(TTK) 367,371 ve 553üncü maddesi ve diğer ilgili maddeleri  uyarınca MAKLİFTSAN  İŞ  MAKİNALARI’nin yönetim  ve  temsiline ilişkin “Şirket İç Yönergesi” oluşturmuştur. Şirket İç Yönergesi, şirketin yönetimini ve iş bölümünü düzenlemektedir. Bunun için gerekli olan görevleri tanımlamakta, yetki devredilen kişilerin görev ve sorumluluklarının detayları ve sınırlarını belirlemekte özellikle kimin kime bağlı olduğunu ve şirketin yönetim ve organizasyon şeklini ve Yönetim  Kurulu’nun  çalışma  prensiplerini  belirlemektedir.  Şirket  İç  Yönergesi  ile  görevlendirilmiş olan yetkililer, İç Yönerge’de belirtilen kendilerine bağlı birimlerin yönetimiyle ilgili bütün hususlarda karar almaya yetkilidir. Yönetim kurulu tarafından TTK’nın ilgili maddeleri uyarınca sınırları belirlenmiş olarak şirketin yönetim ve temsili verilen bu kişiler TTK, BK ve TCK kapsamında kendi yetki sınırları dahilinde gerçekleşen işlem ve eylemlerden sorumludur. Özellikle Kollukta, Savcılıklarda, kamu kurumlarında ve mahkemelerde  şirketi  temsil  etme  ile  ifade  vermeye  yetkili  olarak  şirket  müdürleri  seçilmiştir. MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI tarafından, KVK Kanunu ve Veri Koruma Kurulu düzenlemeleri kapsamındaki tüm iş ve işlemlerin takibinden ve koordinasyonundan sorumlu olmak üzere Şirket İç Yönergesi’ne, asıl yetkili Bilgi İşlem Müdürü olmak üzere kurulan tüm departman müdürlerini yetkili kılınmıştır. Her bir departman müdürü, departmanlardaki İlgili Kullanıcı’ların Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde hazırlanan işbu Politika ve İmha Politikası’na uygun davranıp davranmadığını denetlemekle yükümlü olacaktır. Tüm departman müdürleri belirtilen periyodik imha sürelerinde İmha Politikası doğrultusunda gerçekleştirdiği işlemleri Bilgi İşlem Müdürü’ne raporlayacaktır. Bilgi İşlem Müdürü, tüm departman müdürlerinin denetim ve işlem raporlarını yapılan toplantılarda Yönetim Kurulu’na sunacaktır. Karar alınmasını gerektiren durumlarda Bilgi İşlem Müdürü’nün de görüşü alındıktan Yönetim Kurulu’nun karar almasını müteakip alınan karar uygulamaya konulacaktır.

10. VERİ SORUMLUSUNUN AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ

MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel veri sahibinin haklarını kendisine bildirmekte, bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel veri sahibine yol göstermektedir ve MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

KVK Kanunu’nun 10. maddesi kapsamında, veri sahiplerinin, kişisel verilerin elde edilmesinden önce yahut en geç elde edilmesi sırasında aydınlatılması gerekmektedir. Söz konusu aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde veri sahiplerine iletilmesi gereken bilgiler şunlardır:

1.Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, 2.Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,

3. İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
4. Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
5. KVK Kanunu’nun maddesinde sayılan diğer haklar.

MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI, aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla, süreç ve verileri işlenen kişiler bazında, yukarıda belirtilen KVK Kanunu hükmü kapsamında veri sahiplerine sunulmak üzere aydınlatma  beyanları  hazırlamıştır.  Aydınlatma  beyanlarının  veri  sahiplerine  sunulmasının  ardından, MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI ’nın ticari faaliyetlerini yürütebilmesi için veri sahibinin açık rızasının alınmasını gerektiren veri işleme faaliyetleri ve veri kategorileri için de açık rıza beyanları hazırlanmıştır. Veri sahiplerine yönelik hazırlan an açık rıza beyanlarında, KVK Kanunu’na dayanak teşkil eden Avrupa Birliği düzenlemelerine paralel olarak, veri sahiplerine kişisel verilerinin MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI tarafından işlenip işlenemeyeceğine dair seçim hakkı tanınmış ve açık rıza temin edilememesi halinde, meydana gelebilecek sonuçlar hakkında bilgilendirmede bulunulmuştur.

Öte yandan, KVK Kanunu’nun 28(1) maddesi çerçevesinde sayılan durumlarda MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI’nın aydınlatma yükümlülüğü bulunmamaktadır.

11. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE BU HAKLARINI KULLANMASI Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep
• Kişisel Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller

Kişisel veri sahipleri, KVK Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller KVK Kanunu kapsamı dışında tutulduğundan, kişisel verisahiplerinin bu konularda 11inci bölümde sayılan haklarını ileri süremezler:

• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

KVK Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 11. bölümde sayılan diğer haklarını ileri süremezler:

• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmes
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
• Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

Veri sahipleri bu bölümün 11inci başlığı altında sıralanan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle EK-1’de yer alan Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI’ye ücretsiz olarak iletebileceklerdir: kvkk@makliftsan.com.tr e-posta adresine gönderecekleri bir e-posta

(a)  Cumhuriyet Mah. Yakacık D-100 Kuzey Yanyol Cad.No:9 Kartal/İstanbul MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI adresine iadeli taahhütlü posta, noter vasıtasıyla veya elden teslim yöntemi ile gönderecekleri Başvuru Formu ile öğrenme hakkına sahiptirler.

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

• Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı

Kişisel veri sahibi KVK Kanunu’nun 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz   bulunması   veya   süresinde   başvuruya   cevap   verilmemesi   hâllerinde;   MAKLİFTSAN   İŞ MAKİNALARI’nin cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVK Kurulu’na şikâyette bulunabilir.

• MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI’nın BAŞVURULARA CEVAP VERMESİ
• MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI’nın Başvurulara Cevap Verme Usulü ve Süresi-

Kişisel  veri  sahibinin,  bu  bölümün  11.1.2.  başlıklı kısmında  yer  alan  usule  uygun  olarak  talebini MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI’ye iletmesi durumunda MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, KVK Kurulunca bir ücret öngörülmesi hâlinde, MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI tarafından başvuru sahibinden KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

• MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI’nin Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler

MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

• MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI’nin Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı

MAKLİFTSAN İŞ MAKİNALARI aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:

• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
• Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması
• Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması
• Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.

12. REVİZYON VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA

İşbu Politika’nın revizyon edilmesi veya yürürlükten kaldırılması halinde Politika’nın revizyon edilmiş hali veya yeni politika örneği ilgili yerlerde ilan edilecektir.

13. YÜRÜRLÜK

İşbu Politika 01.01.2019 tarihinde yürürlüğe girer.

14. YÜRÜTME

İşbu Politika’nın yürütülmesinden veri sorumlusu ve veri sorumlusunun yükümlülüklerini yerine getirmekle yükümlü olan MAKLİFTSAN  İŞ  MAKİNALARI’nin yönetim kurulunun KVK Kanunu ve Veri Koruma Kurulu düzenlemeleri kapsamındaki tüm iş ve işlemlerin takibinden ve koordinasyonundan sorumlu olmak üzere Şirket İç Yönergesi’ne göre asıl yetkili Bilgi İşlem Müdürü olmak üzere kurulan tüm departman müdürleri sorumludur.

15. EKLER

EK-1 BAŞVURU FORMU